Vous commencez par une rencontre avec l’inspectrice. Cette rencontre permet notamment :
- de préciser certains éléments de la démarche à venir;
- d’échanger sur votre réalité et vos enjeux;
- d’adapter l’inspection à votre contexte.
Inspection du circuit du médicament pour le chef de département
Cette inspection vise à évaluer l’organisation des soins et services pharmaceutiques ainsi que les conditions mises en place pour soutenir l’atteinte des standards de pratique. Elle s’inscrit dans le programme de surveillance de l’exercice et se veut avant tout une démarche constructive, axée sur l’amélioration continue des pratiques et du circuit du médicament.
Ce qui est évalué
L’inspection porte sur les responsabilités du ou de la chef de département en matière d’organisation et de gestion. Elle vise notamment à s’assurer :
- de la présence de mécanismes pour encadrer les activités de surveillance de la thérapie médicamenteuse et assurer la continuité des soins;
- d’une gestion sécuritaire et efficace des médicaments, de l’approvisionnement à la distribution;
- d’une organisation adéquate des soins et services pharmaceutiques (charge de travail, ressources humaines et matérielles, aménagement, etc.).
L’objectif est de soutenir le développement d’un environnement de pratique sécuritaire et conforme aux standards.
Une inspection en cinq étapes
Une inspectrice vous accompagne tout au long du processus.
À cette étape, vous devez remplir un questionnaire en ligne accessible à partir de l’onglet Inspection de votre dossier membre. Ce questionnaire vise à dresser un portrait de la situation quant à l’atteinte des standards de pratique au sein de votre établissement.
On vous interroge notamment sur votre parcours professionnel, les installations de l’établissement, les effectifs en place ainsi que sur des renseignements généraux concernant le département de pharmacie.
En ce qui a trait aux installations, un fichier Excel est mis à votre disposition dans la section « Documentation utile » de cette page. Ce document doit être complété puis téléversé directement dans le questionnaire.
Une fois le questionnaire soumis, et selon les délais qui vous ont été accordés, une rencontre de suivi sera planifiée avec l’inspectrice. Cette rencontre permettra de discuter des réponses fournies ainsi que de vos principaux défis et enjeux.
À la suite de la rencontre de suivi de votre document préparatoire, vous devrez élaborer un plan quinquennal visant l’atteinte des standards de pratique dans votre établissement.
Vous disposerez d’une période d’environ six mois pour transmettre votre plan. Une fois cela fait, une rencontre d’une demi-journée sera planifiée avec l’inspectrice, pendant laquelle vous pourrez discuter des éléments inclus dans votre plan.
Afin de vous accompagner dans cette démarche, un document avec quelques conseils pratiques, ainsi que deux canevas de plan sont mis à votre disposition dans la section « Documentation utile » de cette page. N’hésitez pas à les utiliser.
L’inspectrice soumettra votre plan à la responsable de l’inspection professionnelle (RIP), accompagné de ses recommandations.
À partir de ces éléments, la RIP peut :
- formuler des recommandations;
- établir si des suivis sont nécessaires.
Par la suite, un rapport d’inspection vous est transmis dans un délai maximal de 90 jours suivant la dernière rencontre avec l’inspectrice.
Si des suivis sont nécessaires à la suite de votre inspection, vous en serez avisé(e). Vous devrez ensuite démontrer que les ajustements demandés ont été apportés relativement à certains éléments identifiés lors de l’inspection. Pour ce faire, vous pourrez transmettre différentes preuves, telles que des outils, des exemples de méthodes de travail, des procédures ou tout autre document pertinent, ou encore fournir une explication écrite des actions réalisées. Cela pourra se faire directement à partir de votre dossier membre en respectant les délais indiqués.
Vous êtes ensuite responsable de mettre en œuvre le plan quinquennal et d’effectuer les suivis demandés, s’il y a lieu.
Pendant cette période (sur cinq ans) :
- un suivi annuel est réalisé avec l’inspectrice;
- des échanges permettent d’évaluer les progrès et les ajustements requis;
- des rencontres ponctuelles peuvent être tenues au besoin;
- une inspection sur place peut être effectuée selon les risques identifiés ou à la demande de la responsable de l’inspection professionnelle.
Bien se préparer
Pour faciliter le processus :
- impliquez votre équipe dans la préparation du questionnaire et du plan;
- documentez vos pratiques organisationnelles et vos mécanismes en place;
- identifiez vos enjeux et priorités d’amélioration;
- prévoyez du temps pour l’élaboration du plan quinquennal.
Documentation utile
- Document préparatoire – Ce questionnaire doit être rempli en ligne à partir de votre dossier membre. Vous pouvez toutefois consulter cette version Word du questionnaire afin de mieux vous y préparer.
- Tableau des installations (Excel)
- Conseils pour la rédaction d’un plan quinquennal
- Canevas #1 – Plan quinquennal (général)
- Canevas #2 – Plan quinquennal (par objectif)
Plateforme en ligne : Mon dossier
Toutes vos activités d’inspection sont accessibles dans l’onglet Inspection de votre dossier membre.
Des questions?
N’hésitez pas à communiquer avec l’équipe de l’inspection professionnelle!