Exercice en société

Pour exercer ses fonctions de surveillance de l’exercice de la pharmacie, l’Ordre tient un registre des sociétés de pharmacien(ne)s.

Des changements importants ont été apportés à la déclaration d’exercice ou de modification à une société en novembre 2024. Dorénavant, toute forme juridique permettant l’exercice de la pharmacie (entreprise individuelle, société en nom collectif (SENC), société par actions (SPA), société en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL)) doit être enregistrée auprès de l’Ordre. Par souci de clarté, toutes ces formes juridiques seront désignées en tant que « sociétés » sur cette page.

Lorsqu’une société est enregistrée auprès de l’Ordre, le FARPOPQ en est informé et vous recevrez un avis de leur part.

Votre dossier en ligne : la plateforme pour toutes vos déclarations

Le processus de déclaration d’enregistrement ou de modification à une société est entièrement automatisé. Vous pouvez y accéder à partir de votre dossier en ligne, dans l’onglet « Exercice en société ».

Si vous êtes propriétaire d’une ou de pharmacies ou si vous êtes associé(e) ou actionnaire d’une société, vous avez accès aux informations relatives à cette entité dans l’onglet « Exercice en société – Mes sociétés » de votre dossier en ligne.

Enregistrer une société

Voici une liste des démarches à compléter avant de faire une déclaration d’exercice en société auprès de l’Ordre :

  • Avez-vous fait une demande de constitution de société auprès du Registraire des entreprises du Québec et obtenu le numéro matricule ou numéro d’entreprise du Québec (NEQ)?
  • Le nom de votre société est-il conforme? Certaines règles doivent être respectées en ce qui concerne le nom d’une société. Consultez la FAQ pour en savoir plus.
  • Avez-vous identifié le(la) répondant(e) de votre société? Les sociétés comprenant au moins 2 actionnaires ou associé(e)s doivent aussi identifier un(e) répondant(e) substitut. Consultez la FAQ pour en savoir plus sur leur rôle et responsabilités.
  • Pour les SPA et SENCRL, assurez-vous que les statuts constitutifs ou le contrat de société sont conformes. Consultez la FAQ pour connaître les éléments à y inclure.

Vous pouvez remplir une demande d’’enregistrement d’une entreprise individuelle ou d’une société dans votre dossier en ligne, dans l’onglet « Exercice en société – Enregistrement d’une société ».

Un(e) représentant(e) peut aussi faire cette démarche pour vous en créant son compte sur le portail de l’Ordre à l’adresse mondossieropq.eudonet.com. Cette personne pourra ensuite faire toutes les autres modifications liées à votre société.

Si vous procédez à l’enregistrement :

  • D’une société par actions : vous devez fournir les statuts constitutifs;
  • D’une société en nom collectif à responsabilité limitée : vous devez fournir le contrat de société.

Si vous déclarez l’ouverture ou l’achat d’une pharmacie au moment de l’enregistrement de la société, vous devrez fournir le bail, sous-bail ou le titre de propriété. Ce document peut être fourni postérieurement à la déclaration d’enregistrement. Il peut alors être déposé dans l’onglet « Dépôt de documents » du dossier en ligne.

Par ailleurs, la date d’ouverture ou d’achat de la pharmacie doit être identique à celle du début des activités de la société.

Vous devrez aussi transmettre le formulaire 3622 (Demande d’autorisation de transmission de relevés d’honoraires ou de demandes de paiement) à la RAMQ avant l’ouverture ou l’achat d’une pharmacie.

Des frais de 500 $ + tx sont facturés pour l’enregistrement d’une société. La personne qui soumet la demande d’enregistrement doit payer ces frais. Nous traitons les demandes dès la réception du paiement.

Votre demande d’enregistrement doit être traitée et analysée par l’Ordre. Si tous les documents sont conformes, le traitement sera plus rapide.

De plus, si vous déclarez l’achat ou l’ouverture d’une pharmacie communautaire en même temps que l’enregistrement de votre société, nous devons aviser la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ). Il faut prévoir un délai entre ce moment et celui où la RAMQ traite votre dossier.

Généralement, prévoyez transmettre votre demande d’enregistrement 30 jours avant la date de début des activités de la société, ce qui devrait vous assurer que tout est en règle à la date prévue.

Les modifications à une société

Toute modification survenue à votre société doit être déclarée à l’Ordre. Pour ce faire, le(la) répondant(e) ou le(la) représentant(e) d’une société doit accéder à l’onglet « Exercice en société » de son dossier en ligne. Dans l’onglet « Mes sociétés » se trouve la liste des sociétés auxquelles des modifications peuvent être apportées en cliquant sur l’icône « Modifier ma société ».

Les modifications suivantes doivent être déclarées dans le dossier en ligne :

Si vous modifiez le nom ou la forme juridique de la société, vous devrez fournir le certificat de modification du Registraire des entreprises du Québec ainsi que les statuts constitutifs dans le cas d’une SPA ou le contrat de société pour une SENCRL. Lorsque le numéro d’entreprise du Québec change, vous devez joindre à votre déclaration les statuts de fusion de la société.

Vous devez déclarer ces modifications dans les 30 jours suivant le changement.

Vous devez déclarer l’association et la dissociation de tout actionnaire ou associé(e) en cliquant dans l’onglet « Mes sociétés » de votre dossier en ligne, puis en apportant la modification à la société concernée.

Si une ou des pharmacies communautaires sont reliées à la société concernée, vous avez l’obligation d’aviser les patient(e)s de ce changement en mettant à jour l’affiche comprenant le nom tous les actionnaires/associé(e)s dans les établissements liés à votre société. Un exemplaire de cet avis est disponible sur notre site Web.

L’ouverture d’une pharmacie doit être déclarée à l’Ordre au moins 30 jours avant le début des activités.

Vous devrez fournir le bail, sous-bail ou titre de propriété à l’Ordre avec votre déclaration, si possible. Sinon, vous devez transmettre le document dans les plus brefs délais en utilisant l’onglet « Dépôt de documents » de votre dossier en ligne.

Les pharmacien(ne)s propriétaires doivent aussi prendre connaissance des informations dans ce document. Dans le cas d’une pharmacie communautaire, nous avisons l’Association québécoise des pharmaciens propriétaires (AQPP) et la Régie de l’assurance maladie (RAMQ) de cette ouverture.

Vous devez déclarer l’achat et la vente d’une pharmacie à l’Ordre. Vous avez jusqu’au jour de la transaction pour faire cette déclaration. Nous traiterons la demande seulement quand les deux déclarations (achat et vente) seront reçues. Nous aviserons par la suite l’Association québécoise des pharmaciens propriétaires (AQPP) et la Régie de l’assurance maladie (RAMQ).

Vous devrez fournir le bail, sous-bail et titre de propriété à l’Ordre avec votre déclaration, si possible. Sinon, vous devez transmettre le document dans les plus brefs délais en utilisant l’onglet « Dépôt de documents » de votre dossier en ligne.

Dans le cas de l’achat d’une pharmacie, vous devez prendre connaissance des informations et obligations qui vous incombent à l’aide de ce document.

La fermeture d’une pharmacie doit être déclarée à l’Ordre dans les 30 à 90 jours précédant la date de fermeture. S’il s’agit d’une pharmacie communautaire, nous aviserons l’AQPP et la RAMQ lors du traitement de la déclaration.

Les documents suivants sont nécessaires pour compléter une déclaration de fermeture de pharmacie :

  • Lettre au Bureau des substances contrôlées de Santé Canada avisant de la disposition des stupéfiants, drogues et substances contrôlées. Une copie de cette lettre doit être jointe à la déclaration de fermeture dans le dossier en ligne.
  • Formulaire de déclaration d’acquisition des médicaments et poisons : vous devez identifier les acquéreurs des médicaments et poisons de votre pharmacie, autres que les stupéfiants et drogues contrôlées et téléverser la déclaration des acquéreurs dûment remplie dans votre dossier en ligne. Vous trouverez le formulaire de déclaration d’acquisition des médicaments et poisons ici.
  • Déclaration du ou des preneurs de dossiers, livres et registres d’une pharmacie : vous devez identifier la pharmacie où seront transférés les dossiers de vos patient(e)s et téléverser cette déclaration dûment remplie dans votre dossier en ligne. La déclaration du ou des preneurs des dossiers, livres et registres d’une pharmacie est disponible ici.

Finalement, un inventaire des substances contrôlées se trouvant dans la pharmacie doit être fait dans les 10 jours suivants sa fermeture et joint à la lettre adressée au Bureau des substances contrôlées. Les documents doivent être transmis par courriel à l’adresse [email protected]. Pour vous aider dans vos démarches, consultez le Règlement sur la disposition des médicaments et des poisons à la suite de la fermeture définitive d’une pharmacie et les directives sur les substances désignées pour les pharmaciens communautaires de Santé Canada.

Le déménagement d’une pharmacie doit être déclaré dans les 30 à 90 jours précédant la date du déménagement. Vous devrez fournir le bail, sous-bail ou titre de propriété.

Dans le cas d’une relocalisation temporaire, vous devez aviser l’Ordre dans les plus brefs délais et fournir le bail, sous-bail ou titre de propriété. Lorsque la date de retour au local permanent est confirmée, vous devez nous contacter pour nous en aviser.

Si le bail, sous-bail ou titre de propriété n’est pas disponible au moment de remplir la déclaration, vous devez le fournir dans les plus brefs délais à partir de l’onglet « Dépôt de documents » de votre dossier en ligne.

Nous aviserons l’AQPP et la RAMQ si la déclaration concerne une pharmacie communautaire.

Vous pouvez faire une déclaration de cessation des activités de votre société si ladite société n’exerce plus des activités exclusivement aux fins de pharmacie. Vous devrez alors modifier l’activité principale de votre société auprès du Registraire des entreprises du Québec et obtenir le justificatif que vous devrez nous transmettre.

Si des transactions sont en cours (achat, vente, fermeture, ouverture), vous devrez attendre que les transactions soient complétées avant de déclarer la cessation des activités de la société.

Déclaration d’inaptitude d’une(e) pharmacien(ne) propriétaire

Pour déclarer l’inaptitude d’un(e) pharmacien(ne) propriétaire, utilisez le formulaire disponible ici. Vous aurez à fournir une copie du jugement homologuant le mandat d’inaptitude du membre devenu inapte, à identifier le mandataire ou tuteur(trice) et le(la) pharmacien(ne) responsable de la ou des pharmacies.

Vous devez nous envoyer tous les documents en utilisant le formulaire Nous joindre.

Décès et enregistrement d’une succession

Dans le cas d’un décès, vous devez utiliser le formulaire d’enregistrement d’une succession disponible ici. Vous devrez identifier le liquidateur ou fiduciaire de la succession et le(la) pharmacien(ne) responsable. Vous devrez aussi fournir l’avis de désignation du liquidateur de la succession obtenu auprès du Registre des droits réels et personnels mobiliers.

Vous devez nous envoyer tous les documents en utilisant le formulaire Nous joindre.

Fonds d’assurance responsabilité professionnelle

Pour être autorisé(e) à exercer votre profession, vous devez souscrire au Fonds d’assurance responsabilité professionnelle de l’Ordre des pharmaciens du Québec (FARPOPQ). Vous serez ainsi assuré(e) en cas de fautes ou négligences commises au sein de votre entreprise.

À partir du 1er avril 2025, l’assurance responsabilité de votre ou de vos sociétés sera incluse à même votre assurance individuelle. Vous aurez donc désormais un seul paiement annuel à faire, au moment du renouvellement de la cotisation, et une seule police, peu importe le nombre de sociétés dont vous êtes actionnaire ou associé(e).

Des questions?

Pour toute question touchant les aspects juridique de l’exercice en société, nous vous invitons à communiquer avec un(e) professionnel(le).

Vous pouvez également consulter notre foire aux questions ou communiquez avec nous.

Pour toute question relative à la RAMQ, contactez le Centre de relation avec les professionnels.

Formulaires et documents

Vous trouverez ci-dessous des formulaires et documents téléchargeables vous permettant de compléter vos déclarations ou de vous conformer aux dispositions de l’exercice en société.

Références