Vous devez remplir la déclaration d’exercice en société dans votre dossier en ligne, dans l’onglet « Exercice en société – Enregistrement d’une société ».
Demande d’enregistrement d’une société
La date de début des activités correspond à la date où la société commence ses activités en lien avec la pharmacie.
Si un achat ou une ouverture de pharmacie est lié la déclaration d’exercice en société, alors la date d’achat ou d’ouverture doit être identique à celle du début des activités de la société.
Si la société comprend plusieurs pharmacies, la date de début des activités correspond à la date d’ouverture ou d’achat qui survient en premier .
La date de début des activités ne correspond pas à la date d’enregistrement par le Registraire des entreprises du Québec.
Vous devez faire une demande au Registraire du Québec. Assurez-vous de faire votre demande dans un délai suffisant pour vous permettre de nous transmettre l’information au moment de faire votre déclaration d’exercice en société qui doit nous parvenir 30 jours avant la date de début des activités de votre société.
Non. La déclaration d’exercice en société doit être faite environ 30 jours avant la date de début des activités de la société pour permettre de traiter la demande, de vérifier la conformité des documents soumis et, en cas d’ouverture ou d’achat d’une pharmacie communautaire, de transmettre l’information à nos partenaires, soit l’AQPP et la RAMQ. Une société est donc considérée active à partir de la date de début des activités déclarée.
Un bail ou sous bail doit inclure les éléments suivants, si applicable :
- Le nom des parties, du propriétaire de l’immeuble et de toute autre personne ayant un droit d’occupation de l’immeuble
- Le loyer convenu et tous autres frais exigés pour la location
- La durée et la période de renouvellement
- L’adresse des lieux loués
- Tout intérêt direct ou indirect que peut avoir dans ce contrat une personne autorisée à prescrire
- La superficie de :
a. l’espace louée aux fins de l’aménagement de la pharmacie
b. tout autre espace commun ou exclusif, loué aux fins des opérations de la pharmacie
c. Les modalités d’accès à la pharmacie consenties aux tiers autre que les patients ou clients.
Le contrat de société doit être joint lors de l’enregistrement d’une société en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL). Les dispositions suivantes doivent y être inscrites (article 2 du Règlement sur l’exercice de la pharmacie en société) :
« 1° la société est constituée exclusivement aux fins de l’exercice de la pharmacie et toutes les parts sociales dans la société sont détenues par des pharmaciens;
2° dans les cas suivants, toutes les parts sociales d’un associé sont rachetées automatiquement et obligatoirement par ses associés ou la société selon les termes et modalités prévus au contrat de société:
a) l’associé décède, cesse d’être pharmacien, fait faillite ou cession de ses biens au bénéfice de l’ensemble de ses créanciers;
b) l’associé fait l’objet d’une tutelle au majeur ou d’un mandat de protection homologué et est en conséquence radié du tableau de l’Ordre;
c) les parts de l’associé font l’objet de la réalisation d’une sûreté mobilière les grevant ou d’une saisie mobilière et la mainlevée de telle réalisation, de telle sûreté ou de telle saisie n’est pas obtenue à l’intérieur d’un délai de 30 jours;
3° une part sociale, ou partie de celle-ci, ne peut être transférée à une personne qui n’est pas pharmacien;
4° la gestion de la société relève de la responsabilité d’un pharmacien;
5° la société fait l’objet d’une garantie de responsabilité professionnelle conforme à la section V;
6° la société respecte les exigences de l’article 13 du Règlement sur la tenue des pharmacies (chapitre P-10, r. 24). »
De plus, le contrat de société doit inclure les éléments suivants (article 3 du Règlement sur l’exercice de la pharmacie en société) :
« 1° le nom et le domicile professionnel de tous les associés, leur numéro de permis délivré par l’Ordre ainsi que l’adresse du siège de la société;
2° la date de la constitution de la société ou, selon le cas, de la continuation de la société en nom collectif existante en société en nom collectif à responsabilité limitée;
3° le nom de la société, lequel doit être conforme aux exigences de l’article 187.13 du Code des professions (chapitre C-26) et de l’article 25 de la Loi sur la pharmacie (chapitre P-10). »
Les statuts constitutifs doivent être joints lors de l’enregistrement d’une société par actions (SPA). Les dispositions suivantes doivent y être inscrites (article 4 du Règlement sur l’exercice de la pharmacie en société) :
« 1° la société est constituée exclusivement aux fins de l’exercice de la pharmacie;
2° le nom de la société n’est pas constitué d’un numéro matricule et comporte uniquement le nom d’un ou de plusieurs pharmaciens actionnaires précédé du mot « pharmacie » ou suivi du mot « pharmacien(s) » ou « pharmacienne(s) »;
3° la société n’utilise aucun nom d’emprunt;
4° tout administrateur ou dirigeant de la société est un pharmacien;
5° sous réserve des articles 5 et 13, les pouvoirs du conseil d’administration ne sont pas délégués ou confiés à une personne qui n’est pas un pharmacien et actionnaire de la société;
6° les actions du capital-actions de la société sont détenues et sont la propriété exclusive d’un ou de plusieurs pharmaciens et, en aucun temps, elles ne peuvent être détenues en fiducie, à titre de prête-nom ou au nom d’un mandataire;
7° les actionnaires ne votent ni ne transfèrent leurs actions du capital-actions de la société suivant les instructions ou en faveur d’une ou de plusieurs personnes qui ne sont pas pharmaciens et actionnaires de la société, ni ne leur transfèrent les droits de vote rattachés à leurs actions, par procuration ou autrement;
8° sauf si le mandataire est un pharmacien et actionnaire de la société, le vote par procuration aux assemblées des actionnaires est interdit;
[…]
10° la société fait l’objet d’une garantie de responsabilité professionnelle conforme à la section V;
11° la société respecte les exigences de l’article 13 du Règlement sur la tenue des pharmacies (chapitre P-10, r. 24 ). »