L’abus de médicaments d’ordonnance (opioïdes, sédatifs, stimulants, etc.) est un grave problème en Amérique du Nord. Dans ce contexte, Santé Canada a mis en place, en 2015, plusieurs initiatives visant à prévenir la consommation problématique de ces médicaments². L’une d’entre elles est la mise sur pied d’un processus d’inspection par le Bureau des substances contrôlées, dont le mandat, dans ce cas-ci, est de s’assurer de la disponibilité des produits, tout en minimisant le risque de détournement vers les marchés illicites. Ce processus d’inspection vise autant les pharmaciens propriétaires que salariés.

Certains constats de Santé Canada nous amènent à vous proposer des trucs et astuces pour diminuer les risques de diversions.

• Maintenez à jour le registre des achats
  • ​L’adresse de l’entrepôt de votre fournisseur doit figurer sur la facture (pas seulement celle de son siège social). Communiquez avec ce dernier au besoin pour en discuter; il pourrait apposer une étiquette « adresse » complémentaire sur le document.
  • La date de réception à la pharmacie doit figurer sur votre facture. Inscrivez-la sur celle-ci, en plus de votre nom, de votre n^o de permis ainsi que de votre signature en guise de confirmation de réception.
  • Il n’est pas nécessaire de retranscrire toutes les informations sur vos achats dans un cahier, en autant que les factures de tous vos fournisseurs soient conservées dans un registre réservé exclusivement à cette fin. Ce dernier doit être à jour en tout temps. Si vous avez à déplacer une facture pour la remettre au responsable des comptes à payer, faites-lui plutôt une copie.
  • Privilégiez l’achat auprès de distributeurs autorisés. En cas d’urgence, il est préférable d’acheter le médicament auprès d’une autre pharmacie plutôt que de l’emprunter, ceci afin d’éviter les incohérences d’inventaires, et ce, même si vous êtes propriétaire de plusieurs pharmacies. Dans ce cas, les factures des médicaments obtenus d’autres pharmacies doivent être versées au registre des achats.
  • Si vous utilisez un logiciel pour comptabiliser vos achats et que vous importez les informations directement de votre fournisseur principal, assurez-vous d’y entrer aussi les achats des fournisseurs secondaires ou provenant d’une autre pharmacie.
• Maintenez à jour le registre des ventes
  • ​Dans la majorité des cas, le logiciel de dossiers patients peut fournir ce registre pourvu que les bonnes informations y soient consignées. Si, pour des raisons de rupture d’inventaire, vous distribuez un médicament avec l’inventaire d’un autre fabricant, assurez-vous que ce soit indiqué au dossier du patient afin de respecter le règlement sur l’étiquettage et de permettre une tenue adéquate de l’inventaire.
  • Attention aux « devons »; il est préférable d’indiquer au dossier la quantité exacte servie et remise au patient.
  • Une vérification fréquente (quotidienne ou hebdomadaire) de la concordance entre les ordonnances, la saisie et le registre permet de détecter les divergences rapidement.
• Réconciliez vos inventaires minimalement deux fois par année et effectuez des vérifications aléatoires des différentes molécules sur une base hebdomadaire ou mensuelle, selon votre jugement.
  Santé Canada ne précise pas de fréquence. Il revient à chaque pharmacien de mettre en place les mesures qu’il juge nécessaires pour détecter les diversions.
  • Il est important de déterminer une date de départ pour lequel un décompte de l’inventaire complet est effectué. Ceci vous donnera votre « stock en inventaire au temps 0 ».
  • À une date déterminée, à partir de vos registres, faites le calcul suivant :
    • Stock en inventaire₀ + Achat – Vente = Stock en inventaire₁
  • En même temps, faites le décompte physique de votre inventaire pour obtenir votre stock en inventaire_réel.
  • Assurez-vous qu’il y ait concordance entre votre stock physique et votre calcul sur les achats et ventes. Tout résultat différent de 0 (+ ou -) est considéré comme un écart et doit être justifié.
    • Stock en inventaire_réel – Stock en inventaire₁ = 0.
  • À la suite de ce travail, ajustez votre inventaire, c’est-à-dire que votre stock en inventaire_réel devient votre stock en inventaire₀. Reprenez ensuite vos vérifications à partir de l’étape 2.
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• Chacun des produits doit être comptabilisé, c’est-à-dire que, pour chaque médicament (molécule, forme, teneur), le décompte doit être effectué par marque de commerce (DIN).
  • Par exemple, pour l’oxycodone 5 mg : vous devez connaître le nombre de comprimés achetés, vendus et en stock pour chacune des compagnies (Oxycodone^MD, Pms-Oxycodone^MD, Supeudol^MD, etc.).
  • N’oubliez pas les produits préparés en attente d’être remis au patient : les piluliers et les « passeras » notamment.
  • Comptabilisez les produits utilisés pour les préparations magistrales non stériles.
• Détectez la provenance d’un écart
  • Erreur de comptage :
    • Un 2^e comptage par la même personne ou une personne différente peut être effectué.
    • Encercler la quantité sur l’étiquette pour attirer l’attention de la personne au comptage.
  • Erreur de saisie informatique
  • Inventaire incomplet ne considérant pas tous les lieux d’entreposage : médicaments préparés à l’avance et déposés dans une zone dédiée (piluliers, « passeras », etc.), produits expirés, unités de soins, cabinets, etc. Identifiez tous les lieux potentiels.
  • Changement de fabricant pour une molécule : attention aux piluliers dont les étiquettes sont imprimées à l’avance.
  • Dossier du patient qui n’a pas été mis à jour : quantité en « devons », distribution effectuée avec un autre fabricant
  • Délai entre le décompte physique des stocks et le calcul à partir de vos achats/ventes (réception de commande tardive par exemple)
  • Erreur de saisie dans les registres d’achat ou de vente : achat de quelques comprimés à un collègue pharmacien, factures ailleurs qu’au registre, etc.
  • Perte non consignée au registre des ventes
  • Etc.
• Déclarez à Santé Canada toute perte ou tout vol de médicaments dans les 10 jours et conservez les documents pertinents.
  Pour plus d’information, consultez la section Perte, vol et falsification de leur site Web.

Vous pouvez aussi consulter la section « Gestion des médicaments » du Guide d’application des standards de pratique (guide.standards.opq.org).

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¹ Les substances désignées incluent les stupéfiants, les drogues contrôlées et les substances ciblées.
² Gouvernement du Canada, Initiatives visant à prévenir la consommation problématique de médicaments d’ordonnance,