Si vous êtes pharmacien gestionnaire (pharmacien propriétaire ou chef de département de pharmacie en établissement de santé) et que vous avez reçu la visite d’un inspecteur de l’Ordre, il est fort probable qu’il vous ait recommandé la rédaction d’un plan d’effectifs. Vous êtes encore nombreux à vous demander en quoi consiste un tel plan et par où commencer.

Objectifs du plan d’effectifs

La rédaction d’un plan d’effectifs permet d’évaluer les besoins présents et futurs de la pharmacie en termes d’effectifs professionnels et techniques, dans le but d’offrir des soins et services pharmaceutiques sécuritaires et de qualité répondant aux besoins des patients. Une meilleure répartition de la charge de travail permet de favoriser l’attraction et la rétention du personnel, et même de justifier de nouveaux postes. Au bout du compte, l’utilisation des ressources humaines est optimisée et la productivité, accrue.

Le pharmacien gestionnaire n’est pas toujours diplômé en gestion des ressources humaines et apprend, au fil du temps, avec ou sans l’aide de sa chaîne ou bannière, d’un consultant ou d’un confrère plus expérimenté, à traiter cet aspect. L’évolution de la pratique implique de revoir la planification des effectifs en pharmacie. Il faut réfléchir en termes de besoins de la population et en termes de soins et services pharmaceutiques, et de ce qu’il faut pour y répondre, tout en visant un plan réaliste.

Pour y arriver, voici un processus simple à effectuer :

• Se questionner (réflexion stratégique)
• S’évaluer (évaluation des besoins)
• Se positionner (élaboration d’un plan en fonction des conclusions tirées précédemment)

Réflexion stratégique

La réflexion stratégique permet d’établir le portrait actuel de la situation et de réfléchir à l’avenir. Elle comprend trois étapes :

1. Définir les soins et services pharmaceutiques offerts
2. Quantifier la charge de travail
3. Dresser le portrait des effectifs en place et des tâches à réaliser

Pour plus de détails sur chacune de ces étapes, consultez le document « Plan d’effectifs : des outils pour vous aider ».

Cet exercice peut s’effectuer seul, en équipe ou avec l’aide d’un consultant, et doit tenir compte des objectifs de la pharmacie préalablement établis (à court, moyen et long terme) concernant les soins et services pharmaceutiques à offrir pour répondre aux besoins de la clientèle desservie. Il s’agit ensuite d’analyser les données recueillies lorsque le portrait est dressé, d’établir un diagnostic sur les problèmes rencontrés et d’envisager différentes solutions.

Voici quelques questions qui peuvent alimenter votre réflexion :

• Quels sont les activités ou projets que vous désirez développer? (p. ex. : visites à domicile, activités découlant de la Loi 41, révision de l’ensemble de la thérapie médicamenteuse des patients, service d’anticoagulothérapie, clinique santé-voyage, ordonnances collectives, etc.)
• Comment les tâches cliniques et techniques sont-elles intégrées à l’horaire? (voir des exemples de tâches sur le document « Plan d’effectifs : des outils pour vous aider »)
  • Une description de tâches en fonction du poste occupé est-elle en place?
  • La description de tâches est-elle suffisamment détaillée pour assurer l’uniformité dans les façons de faire?
  • Le pharmacien a-t-il le temps de réaliser les tâches cliniques pendant les heures de travail prévues?
  • Quels services ou tâches pourraient être délégués? (p. ex. : vérification contenant-contenu des piluliers, suivis des demandes d’exception et facturation, collecte des renseignements et mise à jour des dossiers, etc.)
  • Le pharmacien doit-il effectuer certaines tâches techniques?
  • Les périodes à deux pharmaciens ou plus sont-elles suffisantes?
  • Les tâches cliniques du pharmacien sont-elles intégrées à la description du poste occupé?
• Une réorganisation du travail est-elle nécessaire pour rétablir l’équilibre?
  • Le pharmacien doit-il envisager le recours à un consultant?
• Quelle est la disponibilité (actuelle et future) des employés techniques et professionnels?
  • Le milieu est-il touché par la pénurie de personnel?
  • Quelles mesures seront mises en place pour remédier à la pénurie?
• Quelles sont les compétences du personnel, leur formation et leur intérêt pour un autre poste?

Évaluation des besoins

Au terme de sa réflexion intégrant le portrait actuel et la planification stratégique, le pharmacien gestionnaire est en mesure de déterminer, pour chacun des objectifs à court, moyen ou long terme :

• les effectifs requis;
• les compétences requises;
• la formation requise;
• l’environnement physique requis (modification de l’aménagement au besoin).

Principes de rédaction 

La rédaction d’un plan d’action sert ensuite à lister les moyens à mettre en place et les délais pour le réaliser. Le fruit de ce travail, couché sur papier et motivé par des objectifs et un échéancier réalistes, constitue un plan d’effectifs.

Comme toute procédure, le plan d’effectifs contient la date de rédaction, le nom du rédacteur, le nom de la pharmacie ou de l’établissement de santé où il est réalisé, ainsi que les dates de révision du plan. Une réévaluation annuelle du plan d’effectifs permet de tenir compte des nouveaux services à offrir et des variations d’achalandage.

Cet article se veut un point de départ à votre réflexion sur le plan d’effectifs. Les pharmaciens désireux d’en apprendre davantage sont invités à consulter un spécialiste dans le domaine ou à suivre des formations sur le sujet.

Des outils pour vous aider

Sur le site Web de l’Ordre, sous « Pharmaciens/Ma pratique/Outils pratiques » se trouve le document « Plan d’effectifs – Des outils pour vous aider », qui présente :

• le contenu de cette question;
• les trois étapes détaillées pour dresser un portrait de la situation en pharmacie ou en établissement de santé (réflexion stratégique);
• des exemples de tâches réalisées par le pharmacien;
• des exemples de tâches accomplies par du personnel technique dans l’exécution d’une ordonnance;
• des liens vers des documents de référence portant sur la planification des ressources humaines.