Lorsque vous recevez une nouvelle ordonnance, que ce soit de la main du patient, verbalement du prescripteur ou encore par télécopieur, vous devez évaluer cette ordonnance, et ce, même si le patient ne désire pas obtenir sur le champ le médicament prescrit.

Pour sécuriser le processus et éviter la répétition d’erreurs, une procédure doit être suivie par l’ensemble du personnel lors de la réception d’une ordonnance, incluant les étapes à respecter lorsqu’une ordonnance n’est pas servie dans l’immédiat.

Les points suivants doivent donc apparaître dans cette procédure :

• Les vérifications à effectuer lors de la réception de l’ordonnance du patient
• Les tâches à accomplir lors de la saisie d’une ordonnance non servie
• Les tâches à accomplir lors de l’exécution d’une ordonnance mise en attente au dossier patient
• Le délai à respecter par l’équipe pharmaciens-assistants techniques
• La traçabilité des actions

Voici en quoi consistent ces différents points.

Les vérifications à effectuer lors de la réception de l’ordonnance du patient

Lorsque vous recevez une ordonnance d’un patient, vous devez vérifier plusieurs éléments, notamment :

1. La présence d’un dossier pour ce patient à la pharmacie
2. Les changements dans l’état de santé général du patient, le cas échéant (allergies, intolérances, problèmes de santé, grossesse, allaitement, poids, mode de vie, etc.)
3. L’indication thérapeutique de cette nouvelle ordonnance, le cas échéant
4. Les divergences entre le profil pharmacologique, la collecte des renseignements et l’ordonnance
5. La raison de la mise en attente au dossier, le cas échéant (p. ex. : represcription d’un médicament à un patient qui en a encore à la maison, réception d’un échantillon, besoin du médicament pour une date précise, comme pour un examen radiologique futur, etc.), particulièrement s’il s’agit d’un nouveau médicament ou d’une modification de dose

Les tâches à accomplir lors de la saisie d’une ordonnance non servie 

Lorsque vous avez en main l’ordonnance, vous avez plusieurs tâches à accomplir concernant celle-ci :

1. Inscrire l’ordonnance au dossier du patient avec une mention claire de la mise en attente (p. ex. : future scripte, future verbale, etc.) et de la raison pour laquelle vous le faites.
2. Évaluer l’ordonnance à l’intérieur du délai prévu, et tel que décrit dans les standards de pratique (voir l’encadré ci-dessous). Une mention facilement visible confirme que l’évaluation a été effectuée.
3. Parapher l’ordonnance de façon électronique en tant que pharmacien qui effectue l’évaluation de celle-ci.
4. Numéroter et classer l’ordonnance par ordre numérique. Une marque spécifique peut identifier les médicaments non servis sur le papier de l’ordonnance (p. ex. : surligné).
5. Numériser l’ordonnance et la joindre au dossier du patient, le cas échéant.

Les renseignements recueillis lors de la réception de l’ordonnance du patient sont consignés à son dossier, ainsi que toute information pertinente à la suite de votre évaluation.

Évaluation des ordonnances Selon les standards de pratique, le pharmacien procède à l’évaluation des ordonnances en fonction : des besoins du patient; des renseignements recueillis à l’aide de l’histoire pharmacothérapeutique (allergies, poids, intolérances, handicaps, modes de vie, etc.), des mesures cliniques et des résultats d’analyse de laboratoire; de l’indication thérapeutique ou de l’objectif visé; de l’évaluation du dossier pharmacothérapeutique (interactions, effets indésirables antérieurs-additifs possibles, duplication, forme pharmaceutique acceptable, etc.); de la conformité aux données actuelles de la science; du coût/efficacité; des barrières susceptibles de nuire au traitement optimal incluant l’adhésion.

 

Les tâches à accomplir lors de l’exécution d’une ordonnance mise en attente au dossier patient

Lorsque vous exécutez une ordonnance non servie, celle-ci doit être revalidée. En effet, il est fort possible qu’il y ait eu des changements quant à la thérapie médicamenteuse ou à l’état de santé du patient depuis la mise en attente de son ordonnance.

Tout comme pour un renouvellement, l’exécution d’une ordonnance mise en attente ne peut se faire à l’aveuglette. Une analyse de la thérapie médicamenteuse doit être effectuée. Selon votre jugement professionnel, il pourrait être tout à fait justifié de discuter avec le patient, de procéder à une collecte de renseignements, d’évaluer les changements depuis la dernière rencontre et même, dans certains cas, de consulter l’ordonnance d’origine (par exemple, pour valider un changement de dose qui n’a pas été précisé au dossier du patient).

Au plan technique, vous devez alors procéder comme suit :

1. Activer l’ordonnance au dossier du patient avec la date réelle du service.
2. Parapher de façon électronique l’ordonnance à la date du service. Le paraphe du pharmacien ayant procédé à l’évaluation de l’ordonnance doit être conservé.
3. Consigner les renseignements recueillis lors de l’exécution de l’ordonnance au dossier patient et les interventions effectuées et à venir, le cas échéant.

Le délai à respecter par l’équipe pharmaciens-assistants techniques

Le délai à respecter pour la saisie au dossier patient ainsi que l’évaluation de l’ordonnance doit être raisonnable (p. ex. : délai de 24 h). Ceci permet d’assurer une bonne tenue du dossier, une surveillance adéquate de la thérapie médicamenteuse et la continuité des soins pour un patient.

La traçabilité des actions

La traçabilité des actions permet d’identifier la personne qui a saisi l’information et la personne qui a évalué celle-ci. En tout temps, il doit être possible d’identifier qui a fait quoi dans le dossier.

Pour assurer la traçabilité des différentes actions, les dates suivantes doivent être inscrites au dossier patient pour chacune des ordonnances, ainsi que le paraphe électronique :

• La date de rédaction de l’ordonnance
• La date de saisie de l’ordonnance non servie, le cas échéant
• La date de l’évaluation de l’ordonnance par le pharmacien
• La date d’exécution (et des renouvellements, le cas échéant)

Ceci résume les grandes lignes d’une procédure qui doit être adaptée au milieu et mise en place en pharmacie pour traiter les ordonnances non servies. Le respect de cette procédure par l’ensemble de votre équipe permettra de minimiser les erreurs potentielles en lien avec le processus de traitement des ordonnances.

RAPPEL La limite de validité d’une ordonnance non servie se calcule à partir de la date de rédaction par le prescripteur et non la date de la première utilisation.