La plupart des outils de tenue de dossier disponibles en pharmacie permettent de programmer les renouvellements futurs des ordonnances.
Vous êtes de plus en plus nombreux à proposer ce service à vos patients afin de simplifier la gestion de leur thérapie médicamenteuse.

Il existe de nombreux avantages pour vos patients à bénéficier de ce service. On peut penser à l’amélioration de l’adhésion, la simplification de la gestion de leur thérapie, le fait de minimiser les allers-retours à la pharmacie, etc.

Cette automatisation comporte également des avantages pour vous! Par exemple :

• Mieux planifier le flux de travail : minimiser les goulots d’étranglement dans la chaîne, optimiser
  les effectifs selon les besoins, etc.;
• Améliorer la gestion d’inventaire afin de minimiser les «devons» et les risques d’erreurs associés;
• Diminuer l’achalandage aux périodes de pointe usuelles;
• Optimiser le temps alloué pour vos activités cliniques aux moments opportuns.

Il est toutefois important de se questionner sur la procédure à mettre en place pour bien gérer cette automatisation, tout en maintenant un circuit du médicament sécuritaire et en poursuivant la surveillance de la thérapie médicamenteuse. Voici quelques éléments à considérer :

• À quel type de clientèle devrais-je proposer ce service? Vous pouvez considérer le type de thérapie (si vous commandez un produit uniquement au moment de le servir, un produit rare, etc.), le nombre de médicaments pris régulièrement ou même le niveau d’autonomie de vos patients. Dans certains cas, il se peut que votre patient bénéficie également d’un outil d’aide à l’administration (OAA) comme un pilulier. Ce questionnement initial permet de bien répondre aux besoins de vos patients.
• Comment obtenir et consigner le consentement du patient? Avez-vous prévu un document pour expliquer les modalités et les conditions du service à vos patients ? De quelle façon le consentement et l’entente seront-ils consignés au dossier afin de mettre clairement en évidence la date de début et le mode de communication notamment?
• Comment gérer l’informatisation des renouvellements automatiques? Lorsque cette fonction est activée au dossier, une programmation informatique adéquate doit être faite afin de bien amorcer ce service et de minimiser les risques d’erreurs. Une formation du personnel technique et professionnel doit être prévue et une procédure doit être rédigée afin d’uniformiser ce service. Vous devez également prévoir la méthode privilégiée pour synchroniser les renouvellements de vos patients en début de service.
• De quelle manière procéder pour effectuer les renouvellements? Est-ce qu’un membre de l’équipe technique sera assigné à cette tâche pendant la journée ? Quel délai avez-vous prévu entre la préparation et le moment où les ordonnances seront prêtes pour le patient ? Comment validerez-vous la liste des médicaments à préparer avec le patient, la gestion des changements ou encore les médicaments à prise occasionnelle en surplus ? Avez-vous prévu un appel téléphonique auprès de vos patients lorsque le renouvellement de leurs médicaments est dû afin de s’assurer que ceux-ci correspondent à leurs besoins?
• Comment la surveillance de la thérapie médicamenteuse sera-t-elle réalisée? À l’instar des patients en résidence pour aînés qui reçoivent leurs médicaments en pilulier, il existe un risque que vous ne voyiez que rarement ces patients, particulièrement s’ils utilisent votre service de livraison. Il est donc encore plus important de planifier vos activités de surveillance afin de ne pas les oublier. Assurez-vous d’appliquer votre procédure de mise à jour des renseignements et de bien consigner les activités de surveillance faites ou à faire dans le but d’assurer une continuité entre chaque service. Afin d’être en mesure de statuer sur l’atteinte des objectifs thérapeutiques, ayez un plan de match bien défini. Par exemple, prévoyez des moments où vous contactez ces patients lors d’un service automatisé. La fréquence de ces contacts sera à déterminer individuellement et en fonction de l’intensité requise,
  selon votre évaluation.

Le service de renouvellement automatisé des ordonnances est un bon d’exemple d’une technologie qui facilite le travail en pharmacie. Au-delà des gains de performance potentiels, ce service jumelé à une bonne planification de vos activités de surveillance vous permettra de bien répondre aux besoins des patients, tout en gardant le contrôle sur vos activités de distribution.