Les délais de conservation des documents liés à vos patients dépendent des normes législatives, administratives et fiscales.

La conservation des ordonnances et des registres
Selon le règlement portant sur la tenue de dossiers¹ et les différents règlements fédéraux sur les stupéfiants², les drogues contrôlées³ et les substances ciblées⁴, les originaux d’ordonnances (verbales ou manuscrites) doivent être conservés pour une période d’au moins deux ans.

Les formulaires de perte, de vol et de destruction des médicaments, le registre de température, le registre de remplissage d’un robot, etc., devraient aussi être conservés deux ans.

La RAMQ peut réclamer à un pharmacien le coût des services qu’elle lui a erronément payés au cours des 10 ans précédents. Le fardeau appartient alors au pharmacien de démontrer que la réclamation de la RAMQ n’est pas fondée. La conservation des ordonnances et des registres pour une période de 10 ans peut ainsi constituer une bonne pratique.

Vous devez donc tenir compte des différentes exigences pour établir vos délais de conservation et vous assurer de respecter vos obligations législatives, administratives et fiscales.

La conservation du dossier du patient 
Le dossier du patient doit être tenu à jour tant et aussi longtemps que la personne visée par le dossier demeure votre patient. La mise à jour concerne principalement tout ce qui a trait à la collecte de renseignements, aux coordonnées du patient, aux changements apportés à la thérapie, etc.

De plus, le dossier du patient doit contenir tous les renseignements nécessaires à votre prise de décision. Lorsque ces derniers sont sous format papier, ils sont numérisés et attachés au dossier, facilitant ainsi votre travail. Dans la règlementation actuelle, on peut lire : « Un dossier-patient ne peut être fermé définitivement qu’après une période d’inactivité d’au moins 2 ans, sauf en cas de décès. Dès qu’un dossier-patient est fermé définitivement, le pharmacien peut le détruire ». Considérant la période prévue de réclamation de la RAMQ, la conservation des dossiers pour une période de 10 ans est recommandée.

L’archivage numérique des documents
Outre les ordonnances (verbales ou manuscrites) qui doivent aussi être conservées dans leur format original (papier), il est recommandé de numériser tous les documents ayant servi à votre prise de décision afin de surveiller, d’ajuster ou d’initier la thérapie de vos patients, pour ensuite les joindre au dossier du patient. Cela vous permet d’avoir accès facilement, et en tout temps, à ces documents.

Veuillez-vous assurer que les documents numérisés sont lisibles et que toute l’information s’y retrouve (recto et verso, le cas échéant) pour en garantir l’intégrité. Cela inclut les renseignements ajoutés de façon manuscrite sur le papier.

La destruction du papier
Vous pouvez procéder à la destruction confidentielle des documents sur support papier qui ont été transférés sur support technologique, sauf pour les ordonnances. Pour le moment, celles-ci doivent encore être conservées sur support papier. Nous vous encourageons tout de même à les joindre au dossier en version numérisée.

Cependant, vous devez garantir l’authenticité et l’intégrité de vos documents après un transfert de support, tel qu’exigé par la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information⁵, et vous assurer que :

• les outils technologiques utilisés permettent de maintenir un accès sécurisé à ces documents;
• le classement permet de retracer facilement ceux-ci au besoin;
• la qualité d’image est au moins équivalente au document original (incluant les notes manuscrites, le cas échéant);
• la conservation est assurée pour la période déterminée.

Le transfert de support doit être documenté, par exemple par une politique et une procédure de numérisation et de destruction, et cette documentation doit être conservée tant que le document lui-même est conservé. On y retrouve notamment :

• la mention du format d’origine (ex. : papier);
• le procédé de transfert utilisé (ex. : numérisation);
• les garanties d’intégrité du produit utilisé (ex. : mode d’emploi du numériseur).

La règle particulière pour les établissements de santé 
Si vous exercez dans un établissement au sens de la LSSSS (L.R.Q., c. S-5), le dossier de l’établissement est considéré comme le dossier du patient et le registre des ordonnances. C’est l’établissement qui devra établir un calendrier de conservation conforme à la Loi sur les archives pour les différents documents inclus dans le dossier du patient, y compris pour les ordonnances. Pour les documents non tenus en compte par les archives, le département de pharmacie devrait conserver tous les documents ayant servi à la prise de décision du pharmacien ainsi que tous les documents de nature administrative, pour une période d’au moins deux ans.

Mise à jour en février 2018.

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¹ Règlement sur la tenue des dossiers, livres et registres par un pharmacien dans l’exercice de sa profession
² Règlement sur les stupéfiants
³ Règlement sur les aliments et drogues
⁴ Règlement sur les benzodiazépines et autres substances ciblées
⁵ Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, Foire aux questions concernant l’application de cette loi : www.lccjti.ca/faq